h1. HowTo Coupe de France de Robotique

• Écrit par Justin Cano, Président 2015-2016 de E-Gab & Chef de Projet Smartgab (E=M6) 2015-2016 (cano.justin@gmail.com)
• Complété par Morgane Garreau, Secrétaire Générale , Responsable Logistique et Partenires (Première du nom) 2015-2016

Ce wiki est une sorte de quitus logistique, administratif & technique pour les équipes participant à la Coupe de France de Robotique Annuellement. Il faudra le compléter d'année en année.

h2. Démarches en Amont

h3. Veille sur le site de Planète science

Chaque année, nous participons à cette coupe, début Octobre tombe le règlement de la Coupe de l'Année Suivante. Tout est disponible sur le site de Planète Science [http://www.planete-sciences.org/robot/?section=pages&pageid=79]

Nous conseillons aux équipes suivantes de regarder dès septembre tous les deux jours ce site pour savoir si ça a bougé. Si tel est le cas (le règlement est reçu) faire une réunion de crise le jour suivant au local en prenant soin d'imprimer ledit règlement.

h3. Nomination de responsables

Dans l'équipe, le Chef de Projet se doit de nommer deux responsables en amont

• Responsable Réglementaire : Il doit se farcir tout le règlement, c'est pénible mais il faut que quelqu'un sache tout avec le chef de projet pour avancer rapidement
• Responsable Logistique : Il doit veiller à la bonne organisation de la Coupe de France (Inscription, Hébergement, Nourriture) Sachez que pour l'année 2016, notre budget logistique fut de 1600€ tandis que le budget robot fut de 600€ donc c'est une mission cruciale et à plein temps

h3. Partenariats

Afin de récolter l'argent nécessaire pour produire la table de jeu & les robots, il est nécessaire de trouver au moins 1000€ dès Septembre (fonds privés) afin de s'assurer d'un bon matelas financier (hors matériel payé par l'école) pour acheter du bois, de la peinture, des choses sur E-Bay (impossible avec la procédure PT de l'ECM). Des partenariats institutionnels seront à démarcher après réception du règlement en Octobre. Ces derniers étant longs à verser de l'argent, les fonds amassés serviront à l’organisation logistique de la compétition (2000€) pour être larges. Pour les institutionnels, se rapprocher de toute urgence de Audrey Pic, étant dans le bâtiment Marseille Développement Industriel (à côté du resto U). Sinon, école peut financer l'achat des cartes électronique, des batteries et des moteurs (le plus cher, mais le plus incontournable) et de certains billets de train. Par contre, le temps de réaction de l'ECM est long (3 semaines pour la procédure, avec absence du bon interlocuteur souvent) mais une fois ce délai passé, la commande arrive sous trois jours ouvrés au PLP (se rapprocher de Thierry Veaugier, en charge du service des courriers de l'Ecole). En ce qui concerne des partenariats matériels, il est clair que des partenaires tels que Arobose, Cybernetix ou encore un partenariat alimentaire sur le lieu de la compétition (le Jap'Yonnais) sont plus que les bienvenus !
Cette phase est à réfléchir en amont et sachez que l'argent et le matériel sont les nerfs de la guerre que vous aller disputer !

h3. Dossier d'inscription

La procédure est généralement clairement énoncée sur le site de Planètes Sciences. Il faut la suivre sur une plate-forme appelée Poolzor : le respo Logistique doit bien veiller au calendrier (vraiment) et tout se passera bien. L'adhésion à Planète Sciences coûte une cinquantaine d'euros mais nous devons attendre un peu de temps car la section locale à Marseille n'est vraiment pas pressée (le faire le plus tôt est le mieux, nous avons recouru à des procédures exceptionnelles pour nous débloquer en 2016). L'inscripion à la Coupe de France (CFR) est très rapide mais onéreuse (200 euros environ en 2016) ce qui peut être pénible pour la trésorerie. Cette étape est à finir en Janvier, donc pressez-vous, surtout avec les partiels & les soutenances !!! Vous en serez débarrassés une bonne fois pour toutes.

h2. Projection de l'équipe

Projeter une équipe n'est pas évident, il faut nécessairement projeter les bonnes personnes pour ne pas manquer de compétences sur place. Car oui, en 2016, la Coupe s'est déroulé à La-Roche-Sur-Yon et il se trouve que nous avons du parcourir 2080 km pour se rendre là bas et rentrer dans notre belle cité phocéenne, autant vous dire qu'il ne faut pas partir à la légère !

h3. S8 or not S8 that is the question !

Le chef de projet +ne doit pas partir en S8+, et il doit vite savoir qui part pour remplacer ces membres par des élèves de premières années dès septembre. Le responsable logistique ne doit non plus pas partir en S8 (continuité oblige) et pour les autres respos qui partiraient, former un 1A sur leur rôle dans le projet est +crucial+ pour l'avenir des robots. Nous allons dresser la liste minimale qui doivent partir.

h3. Qui choisir ?
Les personnes que nous indiquons ci dessous n'ont pas des postes cumulables idéalement on a besoin que chacun tienne son poste :

Le chef de Projet de l'équipe de l'année précédente (2A), chef de l'expédition. Il doit nécessairement avoir assisté à une édition de la CFR¶

Le nouveau chef de Projet (1A), il doit tout observer et suivre notre cher chef 2A dans toutes ses démarches¶

Le responsable robot principal (il doit tout connaitre de ce robot, c'est lui qui doit procéder aux règlages) il ne peut pas être un conducteur pour des raisons fatigue (cela implique des erreurs et des bugs inutiles)¶

Le responsable robot secondaire (pareil que le précédent mais pour le secondaire ;-) )¶

Le responsable réglementaire, qui doit être particulièrement vigilant dans les phases d'homologations et doit faire la checkList de chaque robot¶

Le responsable logistique, qui doit veiller au bon approvisionnement du stand et au bon déroulé de l'évènement au niveau nourriture et hébergement (rôle crucial !)¶

Deux conducteurs par véhicules (en permis non-probatoire, si possible)¶

h3. Annoncer clairement à l'administration votre projet

On se doit d'être clair envers l'Administration. Ainsi, dire qui part dès Janvier à M.Gaidon et aux Pôle Formations Professionnalisantes est plus que souhaitable. En effet, ces derniers vont débloquer un budget en conséquence (hébergement, train...) car l'évènement est très bénéfique pour l'école. Mettre tout ceci par écrit (rôle du (de la) trésorier(e)) est crucial. Demander une communication sur Twitter et Facebook de l’évènement auprès du service Communication (plot 3) est plus que salutaire et un Hashtag (#CDRECM) est plus que bienvenu ainsi qu'une page Facebook, ne pas hésiter à voir Nicolas CHAPUIS (Directeur de la Communication) pour toute suggestion.
Aussi, il est nécessaire de dire quand on veut travailler sur le projet (vacances, week-end) au PLP (Plot 6) pour éviter quelques désagréments sécuritaires.

h3. Train, voiture ou MIB ?

Les trois choix ont des inconvénients, en combiner deux est un bon compromis :

• Train : Les billets sont onéreux mais commandables par l'école en amont (demander les billets après signature de M.Gaidon au Pôle Formations Professionnalisantes), projeter deux à trois membres fait économiser quelques centaine d'euros au club et permet d'affirmer le soutien de l'école au projet.

• Voiture : Le moins cher mais le plus contraignant : il faut que des membres en possèdent une. De plus, l'espace est restreint et les consommations d'essences peuvent être aléatoires. De plus, la capacité des voitures contraint à partir avec deux voitures, nonobstant le train (2016 : Marseille--La-Roche-Sur-Yon, on avait deux voitures et deux personnes dans le train et heureusement car le matériel était fort volumineux ! Et nous n'étions que neuf ...)

• Mini-Bus : Demander à l'école une ristourne sur la location du mini-bus peut être un bon compromis en jouant sur la communication positive apportée par les éditions des années précédentes. Il faut se renseigner auprès de l'accueil très vite pour savoir qui en est en charge (nous prions que les prochains contributeurs modifierons cette phrase une fois que le nom de la personne en charge de la location sera connue). Il est clair que nous pouvons apporter le matériel (lourd...) & les robots facilement comme ça.

h3. Notre trajet en voiture : quelques conseils

Généralement, la Coupe de France de Robotique a lieu en mai lors du weekend de l’Ascension (long weekend et pont). Vous devez le savoir, si vous êtes français, les weekends de mai sont synonymes de bouchons sur nos belles autoroutes. De plus, ces dernières ont des péages assez chers...
Nous avions donc pris un trajet biscornu que nous vous livrons ici et qui fut bouchonless (ou presque) :

• +Pour l'Aller+ :

h3. Attention : Les membres du BDA risquent d'être déçus !

h3. Hôtel & Hébergement

h3. Nourriture

h3. Matériel

h3. Affiches

h2. Les jours J

h3. Arrivée sur place

h3. Homologation Statique

h3. Homologation Dynamique

h3. Matches de Poules

h3. Dysfonctionnements : remèdes de bon sens

h3. Phase Finale

h3. La Finale

h2. Les autres Centrales et Supélec

h3. Contacts